5 Gründe warum Ihre ERP-Software Open Source sein sollte

eine Entscheidungsgrundlage für Unternehmer

Magdalena Zimprich

Veröffentlicht am 11.03.2015

Jedes wachsende Unternehmen kommt zwangsläufig irgendwann an den Punkt, wo mit der Hand geschriebene Listen, Excel-Dateien oder Programme, die für kleine Aufgaben speziell geschrieben wurden, für die Verwaltung nicht mehr ausreichen. An dieser Schwelle vom kleinen zum nicht mehr so kleinen Unternehmen beginnt die Suche nach einer Softwarelösung mit der man sein Unternehmen möglichst einheitlich verwalten kann. Das beinhaltet Aufträge, Rechnungen, Lager, Projektmanagement und noch viel mehr, je nach Branche und Unternehmensgröße. In der Fachsprache nennt man solch ein Verwaltungsprogramm ERP-System, wobei ERP für Enterprise Resource Planning steht.

Bei der Einführung einer ERP-Lösung gibt es einige grundlegende Dinge zu beachten und Entscheidungen zu treffen.

  • wie viel Budget hat man zur Verfügung
  • welche Funktionen werden benötigt
  • ist man bereit sich an die Software anzupassen
  • will man sich langfristig binden
  • gibt es genügend interne Personalressourcen, um bei der Einführung mitzuarbeiten
  • und vieles mehr

Und wenn man über diese Punkte genauer nachdenkt und wie Niki Lauda nichts zu verschenken hat, wird schnell klar, dass eine Open Source ERP-Lösung deutliche Vorteile bringt. Eine Definition von Open Source und die Abgrenzung zu anderen Software Kategorien findet der interessierte Leser hier.

1. Open Source passt sich leicht Ihrem Unternehmen an

Bei der Einführung einer ERP-Lösung ist es wichtig, die derzeitigen Prozesse im Unternehmen zu definieren und auch zu hinterfragen, ob das so sinnvoll ist, oder nur so gemacht wird „weil's immer schon so war“. Die Umstrukturierung der Verwaltung bietet auch immer die Gelegenheit im Unternehmen etwas anzupassen. Allerdings sollte der treibende Faktor nicht die Einschränkungen der gewählten Software sein, sondern strategische Überlegungen. Wenn dann definiert ist, wie die Unternehmensorganisation aussieht, muss die Software daran angepasst werden und nicht umgekehrt.

Eine gute ERP-Software soll genau die Bereiche abdecken, die Ihr Unternehmen benötigt, nicht mehr und auch nicht weniger. Die Produktivität leidet genauso, wenn man für einige Tätigkeitsbereich auf eine andere Software ausweicht oder wenn man sich ständig durch unnötige Felder und Menüs durchklicken muss.

Dadurch, dass der Source Code frei zugänglich ist, haben Open Source Lösungen zumeist mehr Spielraum, um Anpassungen vorzunehmen. Das reicht von simplen Aufgaben, wie der Ein- und Ausblendung zusätzlicher Felder zu komplizierteren Tasks, wo neue Verknüpfungen erstellt und zusätzliche Funktionalitäten programmiert werden. Und damit ist auch zum Zeitpunkt der Einführung nicht Schluss, die ERP-Software kann laufend weiterentwickelt werden. Und da kommt auch schon der nächste Vorteil ins Spiel. Erweiterungen müssen nicht zwangsläufig spezifisch für ein Unternehmen entwickelt werden, oft hatte schon ein anderes Unternehmen früher den selben Bedarf und daher findet man die passende Lösung bereits bei der Community.

2. Open Source wird von einer Community gestützt

Die Community ist sicher ein entscheidender Unterscheidungsfaktor zwischen Open Source und proprietärer Software (Software, die einem Unternehmen gehört). Während bei letzterem die Firma bestimmt, wie die Entwicklung weitergeht und die Programmierung zumeist auch ausschließlich im eigenen Haus passiert, ist die Weiterentwicklung einer Open Source Software ein eher demokratischer Prozess. Jede Open Source Software hat zwar ein Kernteam, das dafür verantwortlich ist offizielle Versionen zu veröffentlichen, damit User ohne Programmiererfahrung die Möglichkeit haben, die Software zu nutzen. Jedoch hat jeder die Möglichkeit die Software zu bearbeiten und seine Weiterentwicklungen mit der Community zu teilen. So kann die Kernsoftware in beliebige Richtungen erweitert werden. Sollte das Kernteam, das die Verwaltung inne hat, entscheiden nicht mehr weitermachen zu wollen, können andere Programmierer den Platz einnehmen und das Projekt am Leben erhalten. Bei proprietärer Software wäre das nur möglich, wenn der Eigentümer die Rechte zur Verfügung stellt.

Die Community ist aber nicht nur ein wichtiger Faktor wenn es um Erweiterungen geht, sondern auch bei der Fehlerbehebung und der Aufdeckung von Sicherheitsrisiken. Viele prüfende Augen finden schließlich schneller einen Fehler, als wenn Programmierer selbst ihren eigenen Code überprüfen müssen.

3. Open Source macht Sie unabhängig

Eben weil es so viele Programmierer gibt, die sich mit der Software beschäftigen, gibt es auch eine Vielzahl an IT-Dienstleistern, die ein Unternehmen bei der Einführung unterstützen können. Das senkt natürlich das Risiko für das einführende Unternehmen. Sollte es mit dem einen Partner Probleme geben und die Zusammenarbeit beendet werden, kann man sich für weitere Implementierung einfach einen neuen Partner suchen. Man ist also ungebunden und bleibt immer Herr über seine eigenen Daten.

4. Open Source ist kooperativ

Auch wenn der Funktionsumfang von ERP-Lösungen immer umfangreicher wird und oft schon über die Definition von ERP hinausgeht, ist dem Autor doch kein Programm bekannt, das mit den eigenen Funktionalitäten wirklich alles abdeckt, was man im Unternehmeralltag so braucht. Das wäre wahrscheinlich in vielen Situation auch nicht wirklich sinnvoll, da es eben sehr spezialisierte Programme gibt, die kaum zu reproduzieren sind. Statt die Funktionen jedoch zu integrieren, empfiehlt es sich, die Programme zusammenarbeiten zu lassen und da sieht man einen anderen Vorteil von Open Source Lösungen. Hier ist es meist deutlich einfacher eine Schnittstelle zu implementieren, die es erlaubt Daten aus dem einen Programm ins andere einzuspielen und umgekehrt. Damit soll keinesfalls gesagt werden, das das mit proprietären Programmen nicht machbar ist, aber die Möglichkeiten im Open Source Bereich sind im Normalfall umfangreicher und leichter zu implementieren.

5. Open Source hilft beim Sparen

Die Einführung einer ERP-Software kostet Geld, sowohl für externe als auch interne Aufwände. Das ist unbestritten, aber oft wird nicht miteinbezogen, welche Folgekosten (einmalig und regelmäßig) auch noch fällig werden. In all diesen Bereichen sind Open Source Lösungen im Normalfall billiger. Eine mögliche Herangehensweise wäre, die Einführung vollständig von der hauseigenen IT-Abteilung durchführen zu lassen, wofür jedoch ein hohes Know How nötig ist, das wahrscheinlich anderorts im Unternehmen nicht mehr so intensiv gebraucht wird. Daher empfiehlt es sich auf einen externen IT-Dienstleister zurückzugreifen. Im Prinzip ist das der Einführung einer proprietären ERP-Software sehr ähnlich, allerdings ist das Preisniveau meist deutlich niedriger.

Und auch bei laufenden Kosten kommt die Open Source Lösung im Normalfall günstiger. Zuallererst weil die Lizenzkosten wegfallen und das ist, vor allem dann wenn per Arbeitsplatz bzw. Mitarbeiter abgerechnet wird, oft eine beträchtliche Summe. Laufende Kosten, die bei jeder ERP-Lösungen anfallen können, sind Hostingkosten, wenn der Server nicht in der Firma steht sondern angemietet wird, oder Wartungs- und Supportverträge mit einem IT-Dienstleistern, um bei auftretenden Problemen einen Ansprechpartner zu haben. Bei proprietären Lösungen sind Wartungsverträge in Kombination mit den Lizenzverträgen aber meist die Pflicht, während sie bei Open Source Lösungen eher die Kür sind, also nur bei Bedarf abgeschlossen werden.

Wer jetzt aber meint, dass jedoch keine ERP-Lösung noch günstiger wäre, hat nur auf den ersten Blick recht. Schließlich muss man bei den Kosten auch die Opportunitätskosten miteinberechnen und die sind ohne funktionierende Verwaltung meist sehr hoch.  


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